Start Finishen

Start Finishing (2019) is een boek dat je vertelt hoe je je ideeën kunt omzetten in projecten die je kunt afmaken. Het geeft eenvoudig te volgen stappen en tips om het juiste idee te kiezen, het praktisch te maken en eventuele problemen op te lossen.

Onze samenvatting van het boek Start finishing van Charlie Gilkey:

Intro

Waarom? Ontdek hoe je van een idee een project maakt!

Hoeveel ideeën hebben je enthousiast gemaakt, maar zijn nooit tot leven gekomen?

Als je ’te veel’ hebt gezegd, maak je geen zorgen – je bent niet de enige. Veel mensen hebben geweldige ideeën, maar ze voeren ze nooit uit omdat ze wachten op de dag of het tijdstip waarop hun humeur, energie en al het andere precies goed is. Andere mensen raken enthousiast over hun ideeën en gaan er meteen mee aan de slag, maar als ze tegen problemen aanlopen, verliezen ze al snel hun interesse.

Maar ideeën zouden niet moeten wachten op het perfecte moment of moeten worden opgeborgen zodra het eerste probleem zich voordoet. Door de duidelijke stappen in deze kernideeën te volgen, kun je beginnen met het omzetten van je ideeën in projecten die meteen kunnen worden uitgevoerd.

In dit artikel ontdek je:

• welke ideeën je beste werk zullen voortbrengen;
• wie zou er in je supportersteam moeten zitten;
• hoe kruimels je project helpen.

#1 Om je beste werk te doen, moet je eerst projecten maken van je ideeën.

Wat hebben de oude Griekse filosoof Aristoteles en de Dalai Lama, de spirituele leider van het boeddhisme, met elkaar gemeen? Ze laten allebei zien dat mensen groeien als ze dingen doen.

Maar je kunt niet zomaar iets doen. Mensen doen het goed als ze dingen doen waar ze door hun eigen ervaringen, kennis en standpunten klaar voor zijn. Dit is wat de auteur bedoelt met ‘het beste werk doen’.

Dus vertel me over je beste werk. Als je het niet zeker weet, kijk dan naar de ideeën die steeds bij je terugkomen. Sommige van deze ideeën zullen je helpen je beste werk te doen. Om succesvol te zijn, moet je erachter komen wat ze zijn en ernaar handelen.

Het belangrijkste punt is dat je je ideeën eerst moet omzetten in projecten als je je beste werk wilt doen.

De meeste mensen denken aan school of werk als ze het woord ‘project’ horen. Maar alles wat tijd, aandacht en werk nodig heeft om te voltooien, is een project en het leven zit er vol mee. Je eerste schooldag is een project. Verhuizen naar een nieuwe stad is dat ook.

Projecten laten zien wie je werkelijk bent. Denk er eens over na: als je een hekel hebt aan maandag, zegt dat veel over wat je niet leuk vindt, net zoals laat werken aan een project je veel vertelt over waar je gepassioneerd over bent. En projecten voor het beste werk, dat zijn de projecten waarmee je je beste werk kunt doen, geven je kansen om het goed te doen.

Maar hoe bepaal je welke van je ideeën je eerste beste werkproject wordt?

Probeer deze eenvoudige taak eens uit: maak eerst een lijst van alle ideeën waar je aan denkt. Dit kan van alles zijn, van het bedenken van nieuwe ideeën op het werk tot het opruimen van de garage of een reis maken die je altijd al hebt willen maken. Streep vervolgens de ideeën door die je niet echt aanspreken of waarvan je het niet erg vindt om op te geven.

De ideeën die je nog hebt, zijn de ideeën die er voor jou toe doen. Toch moet je je concentreren op één idee. Denk hierbij aan het volgende: Welk idee zou je het liefst willen afmaken? Welke maakt het grootste verschil in je leven over vijf jaar? Misschien is er een idee waarvoor je graag vroeg opstaat of laat opblijft, of een idee waarvan je het jammer vindt om het op te geven.

Het eerste idee om aan te werken is het idee dat aan de meeste van deze eisen voldoet. En de kernideeën die volgen, zullen je laten zien hoe je dit moet doen.

#2 Om je werk zo goed mogelijk te doen, moet je werken aan het ontwikkelen van bepaalde vaardigheden.

Als je ooit aan een project hebt gewerkt, weet je dat er altijd problemen zullen zijn. De beste werkprojecten zijn hetzelfde.

Er zijn een paar problemen die het moeilijk maken om de beste werkprojecten te starten of af te ronden. Een ding dat je kan afleiden, is dat je te veel dingen tegelijk moet doen. En je hebt te maken met veel ‘hoofdafval’ – gedachten en ideeën die je vertellen dat je niet kunt doen wat je van plan was te doen. Misschien zijn je plannen voor je projecten niet realistisch, of misschien denk je niet dat je de middelen hebt die je nodig hebt. Of de mensen om je heen weten misschien niet wat je wilt doen en wat je daarvoor nodig hebt.

Gelukkig zijn er manieren om met deze problemen om te gaan.

Dit is het belangrijkste punt: je moet bepaalde vaardigheden ontwikkelen om je beste werkprojecten te doen.

Het hebben van bepaalde kenmerken op het werk zal je helpen om je beste projecten af te ronden. Afhankelijk van de situatie heb je misschien al deze kwaliteiten tegelijk of slechts een paar nodig. En hoeveel je bepaalde kwaliteiten wel of niet hebt, hangt af van hoe je bent opgevoed, je persoonlijkheid en je leven in het algemeen. Maar als je ervoor kiest om aan een kwaliteit te werken, kun je deze sterker maken en de problemen waarmee je wordt geconfronteerd onder ogen zien terwijl je met vertrouwen je beste werk doet.

Het eerste wat je nodig hebt, is de juiste intentie. Door duidelijke doelen te stellen voor wat je wilt bereiken, wordt het gemakkelijker om plannen te maken die waarschijnlijk zullen werken. De volgende stap is bewust zijn, waardoor je meer leert over jezelf en de wereld om je heen. Met deze informatie kun je bijvoorbeeld manieren vinden om je middelen zo goed mogelijk te benutten of prioriteiten vinden die met elkaar in strijd zijn. Je zult ook moeten uitzoeken hoe je grenzen kunt stellen. Deze zullen je helpen tijd en ruimte te vinden om aan je project te werken.

Door je moed op te bouwen, kun je omgaan met de verschillende problemen die op je pad komen, zoals het trotseren van hoofdafval of om hulp vragen wanneer je die nodig hebt. Als je niet genoeg moed hebt, begin je misschien niet eens aan je beste werkprojecten. Moed is wat je op gang brengt, maar discipline is wat je op de been houdt. Discipline helpt je de gewoonten op te bouwen die je nodig hebt om je projecten af te ronden, zoals je aan plannen houden of binnen je grenzen blijven.

#3 Het opstellen van een SMART-doel en een ondersteunend netwerk maken deel uit van de planning van je project.

“Een doel zonder plan is slechts een wens”, zoals het gezegde luidt. Dus je zou hetzelfde kunnen zeggen over een project.

Natuurlijk is het een goede eerste stap om je ideeën op een rij te zetten en er een uit te kiezen. Maar je komt niet ver als je niet precies weet hoe je het moet doen of wat je ervoor nodig hebt. Het is net zoiets als zwemmen in de oceaan zonder te weten waar de kust is of dat er zelfs maar een is.

Maar net zoals er een formule is om je te helpen bij het kiezen van een idee voor je beste werkproject, zijn er ook stappen die je kunt volgen om het te plannen. En SMART worden is de eerste stap.

Het belangrijkste punt is dat je je project moet plannen door een SMART-doel en een ondersteunend netwerk te maken.

Als je weet waar je heen wilt en hoe je daar moet komen, is het veel gemakkelijker om daar te komen. Gebruik het acroniem SMART om je te helpen dit soort doelen te stellen.

De S (simple) staat voor ‘simpel’. Je doel moet gemakkelijk te bereiken zijn, dus het moet eenvoudig zijn. De M (meaningful) staat voor ‘betekenisvol’, omdat het hebben van een doel dat belangrijk voor je is, ervoor zorgt dat je eerder het werk doet dat nodig is. De oefening voor het selecteren van ideeën is een goede manier om ervoor te zorgen dat je iets belangrijks kiest.

Maar hoe belangrijk een doel ook is, zonder duidelijke stappen die het haalbaar maken, kom je niet ver. De “A” (actionable) in SMART staat voor “bruikbaar”. En je bruikbare stappen moeten de laatste twee letters van het acroniem bevatten, R en T, die respectievelijk staan voor ‘realistisch’ (realistic) en ’traceerbaar’ (trackable). 

Realistisch betekent dat je de tools en vaardigheden kunt krijgen die je nodig hebt om het voor elkaar te krijgen. En duidelijke punten van voortgang en voltooiing die kunnen worden gevolgd. Bijvoorbeeld, “voorkomen dat kinderen honger lijden” is geen meetbaar doel, maar “100.000 hongerige kinderen voeden in 2025” wel.

Als je eenmaal een SMART-doel hebt, bedenk dan wie je gaat helpen dit doel te bereiken. Dit is jouw succespakket.

Je hebt lotgenoten nodig met wie je ideeën en ervaringen kunt delen en advies kunt krijgen van mensen die dat al hebben meegemaakt en gedaan. Je supporters, zoals een vriend die op je kinderen let zodat je wat werk gedaan kunt krijgen, zullen je helpen met het project of het werk voor je doen. Ten slotte bevat je succespakket een lijst met de mensen die baat zullen hebben bij je project.

Vraag niet meer dan vijf mensen uit elke categorie om deel uit te maken van je succespakket. Noem drie manieren waarop ze kunnen helpen en praat vaak met ze.

#4 Beschouw je project als een reeks kleinere onderdelen die op elkaar voortbouwen.

Mensen voeren goede ideeën vaak niet uit of ruimen hun garage niet op omdat ze denken dat ze niet genoeg tijd hebben. En als het gaat om de beste werkprojecten, is het gemakkelijk om in deze val te trappen.

Maar het probleem met tijd is dat je er nooit genoeg van kunt hebben. Je moet het in plaats daarvan maken. Als je eenmaal tijd hebt gereserveerd voor een project, kun je datzelfde tijdslot gebruiken voor andere projecten.

Dus hoe maak je tijd? Je begint met het opdelen van het project in taken die in uren, dagen, weken of maanden kunnen worden uitgevoerd.

Het belangrijkste punt is om je project te beschouwen als een reeks kleinere onderdelen die op elkaar voortbouwen.

Beschouw je project als een piramide met vijf niveaus om je te helpen erachter te komen hoe je het kunt verdelen in op tijd gebaseerde taken. 

De basis van de piramide bestaat uit taken die in één dag gedaan kunnen worden. De auteur noemt deze “chunks” (brokken). 

Bovenop de basis zijn er dingen te doen die weken, dan maanden, dan kwartalen en tenslotte een jaar duren. 

Hoe meer onderdelen een project heeft en hoe langer het duurt om te voltooien, hoe groter het is. Iemand die bijvoorbeeld een bedrijf wil starten, heeft een paar dagen nodig om ideeën te onderzoeken en een paar weken om een businessplan te schrijven. Het succesvol lanceren van het bedrijf zou dan enkele maanden werk vergen.

Nadat je het project in taken hebt opgedeeld, kun je ze op een tijdlijn zetten. Dit geeft je een idee van hoe lang het project zal duren, zodat je ruimte kunt maken in je planning.

Kijk naar je planning voor de week en reserveer tijd om aan het project te werken.

Focusblokken zijn 1,5 tot 2 uur lang en zijn bedoeld voor werk dat slechts door één persoon kan worden gedaan en dat het project vooruit helpt. Deze zijn belangrijk om het project af te ronden, en je hebt er elke week minstens drie nodig om het momentum op te bouwen en vast te houden. 

En omdat elk project wat administratief werk nodig heeft om verder te komen, zoals telefoneren of plannen maken, heb je voor elke administratieve taak blokken van 30 tot 60 minuten nodig. Social blocks zijn dingen die je doet waarbij je met andere mensen werkt of in contact blijft met vrienden, familie.

Hoe belangrijk het ook is om productief te zijn, je moet ook de tijd nemen om uit te rusten en bij te tanken. Je wilt niet worden tegengehouden door een burn-out. Daarom moet je voor elke twee blokken voor focussen of socialiseren één blok voor herstel plannen. Gebruik deze tijd om alles te doen waar je je goed bij voelt, zoals naar de sportschool gaan, lezen of naar een feestje gaan.

#5 Leer over alle dingen die je project kunnen vertragen of stoppen.

Dus je hebt je project op volgorde van belangrijkheid gezet en een plan gemaakt, en de zaken gaan vooruit. Dat is goed nieuws, maar hoe goed je ook plant en plant, je zult dingen tegenkomen die je project vertragen of zelfs stoppen. En net zoals ingenieurs moeten nadenken over de dingen die auto’s en vliegtuigen kunnen vertragen, moet jij je bewust zijn van de dingen en gebeurtenissen die jou kunnen vertragen.

Een ding is prioriteiten. Helaas ben je niet de enige met ze. Andere mensen doen dat ook, en als je ze toestaat, zijn hun prioriteiten de dingen die je het waarschijnlijkst zullen vertragen. Laten we zeggen dat je vader je belt wanneer je op het punt staat te beginnen met werken. Hij wil bijpraten, maar als je tijd met hem doorbrengt, krijg je niet zoveel gedaan. Hoe kan ik je helpen?

Hier is het belangrijkste punt: leer over de verschillende dingen die je project kunnen vertragen of stoppen.

Het goede nieuws is dat er manieren zijn om om te gaan met prioriteiten die met elkaar in strijd zijn. Voor dingen die je bereid bent te doen, hoef je er alleen maar tijd voor te maken. Je kunt bijvoorbeeld tegen je vader zeggen dat je het druk hebt en een tijd opschrijven om met hem te praten. Maar als je iets niet wilt doen, kun je maar beter duidelijk zijn. Dus als iemand je vraagt of je iets wilt doen, zeg dan niet “misschien”, maar zeg gewoon meteen “nee”.

De verschillende manieren waarop projecten vastlopen, zijn iets anders om in gedachten te houden.

Een daarvan is cascades – vrij vertaald, als iets wegsijpelt, zoals kleine watervallen – die optreden wanneer een project achterloopt op schema en ervoor zorgt dat andere projecten vertragen of zelfs stoppen. 

De beste manier om hiermee om te gaan, is door het project dat de cascade heeft veroorzaakt en andere belangrijke projecten bovenaan de lijst te plaatsen. Neem dan in de toekomst minder werk aan. Door het aantal projecten te beperken, voorkom je ook blokkades, die ontstaan als je te veel projecten hebt lopen en niets op tijd kunt afronden. 

Als je vastloopt, werk dan aan de onderdelen van elk project die het meest vooruit zullen helpen.

Met valkuilen loopt je project niet alleen vast, het blijft vastzitten. Hoe langer dit duurt, hoe moeilijker het voor je zal zijn om weer aan het project te werken. Om uit een valkuil te komen, moet je in beweging komen en blijven bewegen. Splits het project op in kleinere taken en beloof er een in de komende drie dagen af te ronden. Werk er dan minstens twee keer per week aan.

#6 Momentum opbouwen is gemakkelijker als je goede plannen en strategieën hebt.

Dit is een veelvoorkomende situatie: je besluit naar een groot doel toe te werken, zoals afvallen of een nieuwe taal leren. Het is opwindend om na te denken over het daadwerkelijk bereiken van het doel, en je kunt niet wachten tot je het hebt gedaan. Dus je maakt een plan en begint het uit te voeren.

Maar er is een probleem: je komt niet in een ritme. Sommige dagen bereik je al je doelen, maar andere dagen is het moeilijk om iets voor elkaar te krijgen. Als je zo doorgaat, bereik je nooit je doel. 

Om vooruit te komen, moet je momentum opbouwen, wat je alleen kunt doen door consistente, goed geplande stappen te nemen. En hetzelfde geldt wanneer je op het werk aan je beste project werkt.

Het belangrijkste punt is dat effectieve plannen en strategieën je helpen snelheid te krijgen.

Er zit maar zoveel tijd in een dag, maar als je die goed gebruikt, kun je veel gedaan krijgen.

Een manier om dit te doen is door taken op elkaar te stapelen of te groeperen. Wanneer je batcht, voer je vergelijkbare taken in één keer uit, zoals bellen. Dit maakt het makkelijker en kost minder tijd om tussen taken te schakelen. Stapelen daarentegen bespaart tijd door verschillende taken te combineren. Je kunt bijvoorbeeld gaan wandelen met mensen die aan je project werken en er onderweg over praten.

Vergeet niet de taken die je moet doen, maar niet wilt doen als je aan het batchen en stapelen bent. Mark Twain bedacht de naam “kikkers” voor deze dingen. “Als je een kikker moet inslikken, doe dat dan ’s ochtends als eerste”, zei Mark Twain. Zo moet je omgaan met projectkikkers: zo snel mogelijk. Als je er lang over nadenkt, voel je je alleen maar meer gestrest en bang, wat tijd en energie van je project zal kosten.

Werk op het juiste moment inplannen is een andere manier om dingen sneller en met meer dynamiek gedaan te krijgen. Het gezegde “De vroege vogel krijgt de worm” is niet altijd waar. Niet iedereen werkt het beste in de ochtend. Sommige mensen kunnen zich ’s middags beter concentreren en dingen beter gedaan krijgen. Sommige mensen doen ’s nachts hun best. 

Als je van plan bent om belangrijk werk te doen wanneer je het alertst en energiek bent, zul je merken dat het gemakkelijker en logischer is om dingen voor elkaar te krijgen.

Het behouden van je vaart wordt ook geholpen door het gemakkelijk te maken om weer aan het werk te gaan. Dit doe je door aan het einde van elke werksessie een kruimelspoor achter te laten. Dit kan een notitie zijn over de volgende stap die je moet nemen of een eenvoudige taak. Als je dit elke keer doet wanneer je een nieuwe werksessie start, verspil je geen tijd en voelt je zich niet verloren.

#7 Zorg ervoor dat je tijd hebt om uit te rusten, op te ruimen en te leren van je project nadat het is voltooid.

Na weken of maanden werk te hebben verzet, maak je eindelijk je beste werkproject af.

Dit is een tijd van geluk en opluchting. Dus je moet het natuurlijk vieren, niet alleen voor jezelf, maar ook voor je vrienden, familie en andere mensen die je hebben geholpen en aangemoedigd. Ze moeten ook de kans krijgen om je succes te vieren, wat je kunt doen door het ze te vertellen of door een etentje of feest te houden om het te vieren.

Maar feesten zou niet het enige moeten zijn dat wilt doen. Het is net zo belangrijk om een pauze te nemen en je voor te bereiden op de volgende taak.

Het belangrijkste punt is dat je jezelf na het voltooien van je project de tijd moet geven om uit te rusten, op te ruimen en ervan te leren.

Je staat misschien te popelen om aan het volgende project te beginnen zodra je het laatste af hebt, maar het is belangrijk om jezelf wat tijd tussen de projecten te gunnen. Je steekt tenslotte tijd, moeite, emotie en energie in projecten, en hoe groter ze zijn, hoe vermoeider ze je verlaten.

Als je jezelf de tijd gunt voordat je aan een ander project begint, kun je ook opruimen. Werken aan een project maakt een puinhoop van je fysieke ruimte, je digitale werkruimte en zelfs je sociale leven. Het is dus belangrijk om dingen in elk gebied op te ruimen, te archiveren en op te ruimen. Als je dat uitstelt, krijg je er misschien tijdens je volgende project mee te maken, wat niet ideaal is.

In zowel de fysieke als de digitale wereld moet je alles weggooien dat overblijft van wat je net hebt afgemaakt en dat je niet nodig hebt. De rest moet worden bewaard voor later gebruik of in een volgorde worden geplaatst die het gemakkelijk te vinden maakt. Denk aan relaties die je misschien hebt genegeerd of aan beloften die je in je sociale leven moet nakomen.

Een after-action review, of AAR, is ook handig om te doen als je wat vrije tijd hebt. AAR’s worden door het Amerikaanse leger gebruikt om training te evalueren en ervan te leren. Als je je eigen versie van een project hebt, kun je leren van het afrondingsproces.

Om een AAR te doen, moet je niet alleen nadenken over het project, maar ook over de mensen, processen en hulpmiddelen die erin zijn gestoken. Vraag jezelf vervolgens af wat er goed ging, wat je hebt geleerd en welke uitdagingen, fouten en lessen er zijn gebeurd. Schrijf ook gewoonten, routines, strategieën of gebeurtenissen op die je echt vooruit hebben geholpen en een verschil hebben gemaakt. Bij elke AAR leer je iets dat je volgende beste werkproject gemakkelijker zal maken.

Samenvattend

Het belangrijkste punt:

De ideeën waar je geen tijd voor lijkt te vinden, verwijzen naar je beste werk, het werk dat je gelukkig en succesvol maakt. Je kunt dit werk beginnen door deze ideeën om te zetten in projecten en SMART-doelen. Om tijd vrij te maken voor je projecten, verdeel je ze in kleinere stukjes die je kunt afmaken in een reeks wekelijkse focusblokken. En om door te gaan, werkt je wanneer je het meest gefocust en vol energie bent, voer je onaangename taken zo snel mogelijk uit en maak je het gemakkelijk om weer aan het werk te gaan.

Advies:

Gebruik je sterke punten om te helpen met je project.

Als je net als de meeste mensen bent, maak je het jezelf soms moeilijker dan nodig is door je sterke punten niet te gebruiken, zoals je kennis, de dingen die je graag doet en de dingen waar je goed in bent. Als je zonder deze werkt, wordt het alleen maar moeilijker en beperk je wat je kunt doen. Maar als je eerst nadenkt over welke van je sterke punten kunnen helpen bij een project, kun je het sneller en met minder werk afronden.