Twee geweldige uren

Met kantoortuinen, banen die vanuit huis kunnen worden gedaan en freelance werk in koffiecafeetjes, zit de moderne werkplek vol met manieren om afgeleid te worden. Het is tijd om je hersenen terug te krijgen met een beetje lifehacking. Het boek Two Awesome Hours uit 2015 geeft verrassende en nuttige tips over hoe je productiever kunt zijn, zoals hoe je je mentale energie kunt managen en hoe je je gedachten kunt laten afdwalen. Je hebt maar 120 minuten nodig om het verschil te maken.

Onze samenvatting van het boek Two awesome hours van Josh Davis:

Intro

Waarom? Stel de voorwaarden in voor dagelijkse topprestaties.

Op sommige dagen heb je misschien het gevoel dat je het erg druk hebt gehad, maar niets belangrijks hebt gedaan. Op dagen als deze lijkt het alsof je alleen maar je e-mail checkt, naar vergaderingen gaat, vragen van collega’s beantwoordt en andere taken doet die je nergens lijken te brengen. Dus wat kun je doen om te voorkomen dat deze taken al je tijd en energie opslokken?

Deze kernideeën tonen je vijf manieren om ervoor te zorgen dat je niet al je tijd en mentale energie verspilt aan saaie routines en beslissingen die er niet toe doen. Ze helpen je enkele eenvoudige regels voor je dag op te stellen en leren je hoe je zeer productief kunt zijn op het werk. Op deze manier weet je zeker dat je minstens twee uur per dag hebt wanneer je het productiefst bent.

Van dit artikel kun je leren:

• hoe je het beste kunt halen uit een onverwachte pauze;
• waarom het goed kan zijn voor je werk om je gedachten te laten afdwalen; en
• dat het eten van vet je productiever maakt.

#1 Je moet zich bewust zijn van je beslissingspunten als je verbazingwekkend effectief wilt zijn.

Gedurende de dag doe je veel dingen die je elke dag doet. Bedenk hoe vaak je bent opgestaan, aangekleed, je e-mail hebt gecheckt en naar je wekelijkse vergaderingen bent gegaan zonder erbij na te denken.

In deze gevallen schakelen we vaak uit en gaan we over op automatisch om door onze dagelijkse routines heen te komen. We staan er niet vaak bij stil of de dingen die we doen zin hebben. Het kan zijn dat je dagelijkse taken ervoor zorgen dat je veel tijd en energie verspilt zonder dat je het doorheeft.

Neem Dirk. Als consultant moest hij elke maand een analyserapport schrijven. Maar Dirk zorgde uiteindelijk voor zijn inbox in plaats van deze belangrijke taak uit te voeren. Hij beantwoordde een dozijn e-mails in een trance-achtige toestand. Aangezien het doornemen van zijn e-mails iets is wat Dirk elke dag doet, stelde hij het voor op wat zijn topprioriteit had moeten zijn.

Velen van ons, zoals Dirk, laten onze routines het echte werk in de weg staan. Dus, wat kunnen we doen? Door te weten wanneer je een keuze moet maken.

Beslismomenten zijn tijdstippen waarop een taak is voltooid of gestopt. Op een beslissingsmoment heb je de kans om te kiezen wat je vervolgens wilt doen.

Laten we naar een specifiek geval kijken. Laten we zeggen dat een collega naar je bureau komt en je vraagt om met hem te lunchen. Je moet dus stoppen met het schrijven van een rapport terwijl je bezig bent. Dan besef je dat je een keuze moet maken. Je kunt nee zeggen en blijven werken, of je kunt een pauze nemen en iets gaan eten.

Door hier na te denken over je opties, kun je een keuze maken die je en je werk het meest zal helpen. Naarmate je zich meer bewust wordt van deze hiaten tussen taken en minder overhaaste beslissingen neemt, kun je je tijd effectiever gebruiken.

#2 Het beheersen van je mentale energie brengt je een stap dichter bij enorm effectief zijn.

Zelden heb je maar één ding tegelijk te doen. We moeten jongleren met onze verantwoordelijkheden om ze allemaal bij te houden. Moet je je e-mails doornemen en sorteren? Of moet je zich klaarmaken voor de vergadering van vandaag? Je hebt maar zoveel mentale energie, dus het is belangrijk om de juiste keuze te maken.

Helaas kan het jongleren zelf ons moe maken en de hoeveelheid mentale energie die we hebben verminderen. Dit gebeurt wanneer we de delen van onze hersenen overbelasten die ons helpen beheren, reguleren en controleren.

Als je e-mailwaarschuwingen uitschakelt terwijl je zich voorbereidt op een vergadering, hoeft je zich niet steeds opnieuw te concentreren op het voorbereiden en heb je nog steeds de energie om iets belangrijks te doen.

Zelfs beslissingen die niet belangrijk of routinematig lijken, kunnen meer van onze mentale energie verbruiken dan we denken. Mensen weten ook dat netwerken, heen en weer schakelen tussen taken, plannen en plannen van projecten, en van het ene naar het andere schakelen, mentaal vermoeiend kan zijn.

Het is duidelijk dat je niet alle activiteiten en taken kunt vermijden die je geest kunnen vermoeien, maar als je je bewust blijft van de activiteiten en taken die dat wel doen, kun je je mentale energie gebruiken voor de dingen die het belangrijkst zijn.

Begin met uit te zoeken welke taken je het meest moe maken, en die je niet goed doet voordat je je best moet doen. Als het afronden van een belangrijk rapport het belangrijkste is om die dag te doen, begin je dag dan niet zoals gewoonlijk en beantwoord eerst e-mails. Begin in plaats daarvan meteen met het rapport.

#3 Als je echt goed wilt zijn in wat je doet, kun je niet blijven vechten tegen afleiding.

We zijn allemaal gefrustreerd door te proberen ons werk gedaan te krijgen, maar constant te worden onderbroken door e-mails, telefoontjes en andere meldingen. Je gedachten bij één ding houden is moeilijk, maar daar is een goede reden voor.

Wist je dat onze hersenen zo gemaakt zijn dat ze makkelijk afgeleid kunnen worden? Denk eens aan onze voorouders uit het verleden: denk je dat ze in leven hadden kunnen blijven als ze hun aandacht niet hadden gericht van de bessen die ze aan het plukken waren naar de sabeltand die achter hen opkwam?

Nee! Wanneer dingen om ons heen veranderen, hebben onze hersenen geleerd om afgeleid te worden en zich vervolgens opnieuw te concentreren. Het is normaal om afgeleid te raken. Door dit in gedachten te houden, kunnen we omgaan met de slechte dingen die ze ons werk aandoen.

Er zijn veel voorspelbare manieren om afgeleid te raken op het werk, waarbij computers en telefoons de ergste overtreders zijn. We houden van en waarderen alles wat deze apparaten voor ons kunnen doen, maar ze maken het ons ook moeilijk om ons te concentreren en dingen voor elkaar te krijgen. Daarom is het een goed idee om hun afleidende functies, zoals meldingsgeluiden en pop-upvensters, uit te schakelen.

Maar hoe zit het met dingen die uit het niets komen, zoals een ambulance die langs je raam rijdt? Nou, niet elke afleiding is slecht. Soms hoeven we alleen maar onze gedachten te laten afdwalen om weer op het goede spoor te komen.

Het lijkt vreemd, nietwaar? Maar het zijn niet allemaal leugens. Uit een studie van de Universiteit van Californië in 2012 bleek dat wanneer we creatieve taken moeten uitvoeren, zoals het oplossen van problemen, we het beter doen als we onze gedachten af en toe laten afdwalen. Dus, hoe laat je je gedachten afdwalen zonder ze helemaal los te laten?

Je kunt je gedachten laten afdwalen door iets te doen dat niets met je te maken heeft en waarover je gemakkelijk kunt nadenken, zoals je bureau opruimen of lunch maken, nadat je een tijdje aan een moeilijk probleem hebt gewerkt. Je kunt je gedachten ook passief laten afdwalen door jezelf te laten afdwalen, je te realiseren dat je van het goede spoor raakt en terug te gaan naar de taak die je aandacht nodig heeft. Beiden geven je brein de rust die het nodig heeft om problemen goed op te lossen.

#4 Een lichaam dat gezond is, is een lichaam dat werkt!

Iedereen weet dat bewegen belangrijk is voor een goede gezondheid. Maar als dat niet genoeg is om je aan het sporten te krijgen, ben je misschien geïnteresseerd in hoe het je hersenen helpt beter te werken.

In een onderzoek kregen mensen kleurenwoorden te zien die in verschillende kleuren inkt waren geschreven, zoals ‘geel’ in groen geschreven. Hieruit bleek dat deze effecten optreden. De deelnemers moesten vervolgens ofwel de kleur van het woord (groen) of wat het geschreven woord was (geel) zeggen, voor of na het doen van lichaamsbeweging. Het feit dat de mensen die deze taak na het sporten deden, sneller de juiste antwoorden kregen, toont aan dat oefenen het voor de hersenen gemakkelijker maakt om beslissingen te nemen en problemen op te lossen.

Uit een andere studie bleek dat lichaamsbeweging je helpt om je beter te concentreren. Hier moesten mensen op een doel op een scherm mikken terwijl ze dingen aan weerszijden ervan negeerden die zouden kunnen afleiden. Na wat lichaamsbeweging waren de mensen in het onderzoek beter in staat om zich te concentreren en afleidingen te negeren.

Het is dus misschien een goed idee om wat tijd vrij te maken direct nadat je terugkomt van de sportschool om aan je belangrijke projecten te werken. Maar wat als je geen tijd hebt om te sporten?

Gelukkig voor jou zijn er ook enkele voedingsmiddelen die je zullen helpen effectiever te zijn. Neem bijvoorbeeld koolhydraten en vetten: Onderzoek toont aan dat je concentratievermogen direct na het eten van koolhydraten verbetert.

Maar het duurt niet lang en na een uur kunnen andere executieve functies slechter worden. Verrassend genoeg zouden vetten beter voor je kunnen zijn dan koolhydraten. Een studie wees uit dat bepaalde vetten waarschijnlijk verschillende uitvoerende functies verbeteren, zelfs drie uur na het eten. Mensen die niet genoeg water krijgen, zullen zich vermoeider voelen en moeite hebben om gefocust te blijven, dus water drinken is ook belangrijk als je productiever wilt zijn.

Niet alles wat er in je lichaam gebeurt, heeft invloed op hoe productief je bent. Wat daarbuiten en om je heen gebeurt, is ook belangrijk. In het laatste punt kun je meer te weten komen.

#5 Pas het geluid, het licht en de objecten om je heen aan om je werkruimte productiever te maken.

Ben jij een van die mensen die niet kan werken tenzij het doodstil is? Ben je bang dat muziek en andere geluiden het moeilijk voor je maken om je te concentreren? Lawaai zoals praten en muziek die stopt en start, kunnen het zelfs moeilijk maken om je beste werk te doen.

Intermitterende spraak is wanneer woorden of zinnen worden uitgesproken met pauzes ertussen. Dit lijkt veel op kantoorgebabbel. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat spreken in korte uitbarstingen het moeilijker maakt om gefocust te blijven, te lezen en te begrijpen wat je leest.

Dus als je je werk gedaan wilt krijgen, kan het een goed idee zijn om de deur van je kantoor te sluiten of een vergaderruimte te reserveren, zodat je niet hoeft te luisteren naar al dat afleidende gepraat.

Sommige soorten licht kunnen je ook helpen meer gedaan te krijgen. Zowel helderblauw licht als helderwit licht helpen je gefocust te blijven en kunnen je helpen mentale vermoeidheid tegen te gaan.

In een studie uitgevoerd in het VK werden twee bijna identieke werkruimten verlicht met wit en blauwachtig wit licht. De mensen in de werkruimte die werden blootgesteld aan het blauwachtig witte licht rapporteerden verbeterde concentratie en werkprestaties.

Maar als je de lichtbron in je werkruimte niet kunt veranderen, is er nog één ding dat je kunt doen dat een enorm verschil zal maken: de rommel opruimen. Al die notities, papieren die je niet hebt ingediend en gratis monsters strijden om je aandacht, waardoor het moeilijker voor je wordt om je te concentreren op je belangrijkste werk.

Niet kunnen bewegen maakt je ook minder productief. Als je de ruimte hebt om af en toe op te staan en rond te lopen, zul je verbaasd zijn hoeveel je je focus kunt verscherpen en met een effectievere mindset dan voorheen aan je werk kunt beginnen.

Dus als je klaar bent met dit artikel, sta dan op en ga wandelen! Als je terugkomt, ben je klaar om te gebruiken wat je hebt geleerd om jezelf twee geweldige uren effectief, productief werk te geven.

Samenvattend

Het belangrijkste punt:

Je kunt elke dag minstens twee geweldige uren productiviteit halen als je vijf eenvoudige stappen volgt: identificeer je beslissingspunten, beheer je mentale energie, stop met vechten tegen afleiding, gebruik de verbinding tussen je geest en lichaam, en laat je werkruimte voor je werken. Op deze manier geef je jezelf de mentale en fysieke condities die je nodig hebt om optimaal te presteren.

Advies:

Maak er werk van!

Stap weg van je bureau de volgende keer dat je het gevoel hebt dat je hersenen gaan ontploffen en je je niet kunt concentreren. Wat je nodig hebt, is trainen. En vergeet niet dat de sportschool niet de enige plek is waar je kunt trainen. Probeer nieuwe dingen! Door gewoon een korte wandeling door je kantoorruimte te maken of de trap op en af te rennen, voelt je zich alerter, gefocust en, last but not least, klaar om het belangrijkste werk van de dag te doen.